Adjoint(e) administratif (ve)

Adjoint(e) administratif (ve)

Catégories

Industriel

Mots-clés

  • emploi

Adjoint(e) administratif (ve)

Publié le:
21 novembre 2018
Date de l'événement:
Mercredi, 21 novembre, 2018 - 11:45

Le QI

Le QI a pour mission de cultiver un écosystème d’innovation unique au cœur de Montréal, où la collaboration et l’expérimentation entre les milieux entrepreneurial, académique et citoyen favorisent des retombées positives pour la société.

Les valeurs qui guident l’équipe du QI sont : Agilité, Audace, Impact, Proactivité, Rigueur.

Pour la période 2018-2021, le QI entend réaliser les priorités convenues dans son plan stratégique triennal afin de faire reconnaître le QI Montréal et d’inciter les acteurs de l’innovation à y réaliser des projets concrets qui confirment son statut d’acteur d’impact en matière d’innovation.

Sommaire

Sous la supervision de la direction générale, la personne assure la liaison interne et externe et veille au bon fonctionnement et à l'efficacité des activités de la direction. Tout en assurant une image de marque de l'organisme dans les relations avec les partenaires et les membres, la ou le titulaire du poste apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels et comptables de la direction et est responsable du suivi rigoureux des différents dossiers.

Principales responsabilités

  1.  Soutien au DG;
  • Assurer la gestion de l’agenda, carnets d’adresses et boîte de courriel
  • Recevoir et filtrer les appels entrants;
  • Planifier les rendez-vous et les conférences ;
  • Organiser et coordonner les rencontres et les visites des délégations nationales et internationales ;
  • Organiser et gérer tous les aspects logistiques des voyages d’affaires; 
  • Assurer une communication efficace avec les membres du conseil d’administration et des différents comités;
  • Gestion du courriel et rédaction de lettres;
  • Appuyer l'organisation technique des différentes activités de l'organisme (réserver les salles, préparer l’ordre du jour et les documents requis, le cas échéant prendre des notes et rédiger des procès-verbaux du CA et AGA, etc;)
  • Préparer les comptes de dépenses;
  • Tenir à jour la base de contacts;
  1. Soutien comptable 
  • Effectuer la tenue de livres comptables des membres et partenaires;
  • Traiter les factures;
  • Faire les suivis pour les comptes payables et recevables;
  • Préparer les documents mensuels pour la comptabilité.
  • Effectuer des dépôts au nom de l'organisme; Acquitter les factures et les états de compte; Gérer la petite caisse; Exécuter la tenue de livre et la gestion des dossiers de comptabilité (opérations courantes, écritures de journal, états financiers et rapports trimestriels)
  1. Soutien à l’équipe ;
  • Appuyer l’équipe dans l'organisation technique et logistique des différentes activités et événements de l’organisme;
  • Créer ou modifier des présentations powerpoint au besoin;
  • Mettre à jour des indicateurs de performance et compiler des statistiques; Classer la documentation et les dossiers; Tenir à jour des bases de données informatiques;
  • Assurer techniquement le bon fonctionnement des salles de vidéoconférence; Faire le suivi avec les fournisseurs de services en lien avec les infrastructures et le bâtiment;
  • Effectuer les commandes de matériel et de fournitures de bureau;
  • Planifier et coordonner les envois par messagerie rapide et par la poste;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Exigences

Scolarité et expérience de travail

  • DEC bureautique/administration ou expérience pertinente;
  • 5 à 10 ans d’expérience ;
  • Expérience en comptabilité et bonne capacité rédactionnelle;
  • Maîtrise de la suite Microsoft office;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit).

Profil

  • Soucis du service client et accueillant;
  • Relations interpersonnelles confiantes et stratégiques, empreintes d’ouverture, d’écoute, d’empathie, de tact et diplomatie;
  • Loyal envers son organisation et ses représentants ;
  • Polyvalent et autonome dans ses fonctions au plan administratif et informatique;
  • Disponible et sens de l’initiative;
  • Flexibilité et résistance au stress;
  • Aptitude à travailler en équipe;

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